RELATION OF SWOT AND POAC

Assalamu’alaikum 

Setelah pertemuan kedua, saya membahas mengenai pengalaman saya dalam menjalani masa depan. Nah disini dibulan Oktober pada pertemuan ketiga tanggal 8 Oktober 2014, Pak Seta membahas SWOT dan POAC. Oleh karena itu saya tertarik membahas mengenai “Hubungan SWOT dan POAC”.

Pengertian SWOT

SWOT singkatan dari strength, weakness, opportunity, dan threat atau dalam bahasa Indonesia disebut sebagai kekuatan, kelemahan, kesempatan, dan ancaman.

• Kekuatan merupakan hal yang positif yang sifatnya dari dalam/internal
• Kelemahan merupakan hal yang negatif yang sifatnya dari dalam/internal
• Kesempatan merupakan hal positif yang sifatnya dari luar/eksternal
• Ancaman merupakan hal negatif yang sifatnya dari luar/eksternal

Analisis SWOT adalah metode perencanaan strategis yang digunakan untuk mengevaluasi kekuatan (strengths), kelemahan (weaknesses), peluang (opportunities), dan ancaman (threats) dalam suatu proyek atau suatu spekulasi bisnis. Keempat faktor itulah yang membentuk akronim SWOT (strengths, weaknesses, opportunities, dan threats). Proses ini melibatkan penentuan tujuan yang spesifik dari spekulasi bisnis atau proyek dan mengidentifikasi faktor internal dan eksternal yang mendukung dan yang tidak dalam mencapai tujuan tersebut.

 Analisis SWOT dapat diterapkan dengan cara menganalisis dan memilah berbagai hal yang mempengaruhi keempat faktornya, kemudian menerapkannya dalam gambar matrik SWOT, dimana aplikasinya adalah bagaimana kekuatan (strengths) mampu mengambil keuntungan (advantage) dari peluang (opportunities) yang ada, bagaimana cara mengatasi kelemahan (weaknesses) yang mencegah keuntungan (advantage) dari peluang (opportunities)yang ada, selanjutnya bagaimana kekuatan (strengths) mampu menghadapi ancaman (threats) yang ada, dan terakhir adalah bagaimana cara mengatasi kelemahan (weaknesses) yang mampu membuat ancaman (threats) menjadi nyata atau menciptakan sebuah ancaman baru.

Dalam merencanakan sesuatu misal rencana pribadi atau rencana organisasi, sering digunakan analisis SWOT untuk mempertimbangkan segala potensi yang timbul dan melihat segala kemungkinan yang ada. Dengan demikian, perencanaan akan menjadi efektif dan terukur.

Pengertian POAC

Secara umum dunia manajemen menggunakan prinsip POAC (Planning, Organizing, Actuating, Controlling), prinsip manajemen ini banyak digunakan oleh organisasi dewasa ini untuk memajukan dan mengelola organisasi mereka.

a.    Planning

Yang dimaksud dengan planning disini adalah rencana awal atau tujuan awal yang jelas. Dalam perencanaan ada beberapa faktor yang harus dipertimbangkan, yaitu harus SMART

S : Specific, artinya perencanaan harus jelas maksud maupun ruang lingkupnya. Tidak terlalu melebar dan terlalu idealis.

M : Measurable, artinya program kerja atau rencana harus dapat diukur tingkat keberhasilannya.

A : Achievable, artinya dapat dicapai, jadi bukan angan-angan.

R : Realistic, artinya sesuai dengan kemampuan dan sumber daya yang ada. Tidak terlalu mudah dan tidak terlalu sulit, tetapi tetap ada tantangan.

T : Time, artinya ada batas waktu yang jelas. Mingguan, bulanan, triwulan, semesteran, atau tahunan, sehingga mudah dinilai dan dievaluasi.

b.   Organizing

Agar tujuan tercapai maka dibutuhkan pengorganisasian. Dalam perusahaan biasanya diwujudkan dalam bentuk bagan organisasi. Yang kemudian di pecah menjadi berbagai jabatan. Semakin tinggi suatu jabatan biasanya semakin tinggi tugas, tanggung jawab, dan wewenangnya. Dengan pembagian tugas tersebut maka pekerjaan menjadi ringan. Berat sama di pikul, ringan sama di jinjing. Disinilah salah satu prinsip dari manajemen yaitu membagi tugas sesuai dengan keahliannya masing-masing.

c.    Actuating

Perencanaan dan pengorganisasian yang baik kurang berarti bila tidak diikuti dengan pelaksanaan kerja. Untuk itu maka dibutuhkan kerja keras, kerja cerdas, dan kerjasama. Semua sumber daya manusia yang ada harus dioptimalkan untuk mencapai visi, misi dan program kerja organisasi. Pelaksanaan kerja harus sejalan dengan rencana kerja yang telah disusun. Kecuali memang ada hal-hal khusus, sehingga perlu dilakukan penyesuaian. Setiap SDM harus bekerja sesuai dengan tugas, fungsi dan perannya masing-masing.

d.   Controlling

Agar pekerjaan berjalan sesuai dengan visi, misi, aturan dan program kerja maka dibutuhkan pengontrolan. Baik dalam bentuk supervisi, pengawasan, inspeksi hingga audit. Kata-kata tersebut memang memiliki makna yang berbeda, tapi yang terpenting adalah bagaimana sejak dini dapat diketahui penyimpangan-penyimpangan yang terjadi. Baik dalam tahap perencanaan, pelaksanaan maupun pengorganisasian. Sehingga dengan hal tersebut dapat segera dilakukan koreksi, antisipasi dan penyesuaian-penyesuaian sesuai dengan situasi, kondisi dan perkembangan zaman.

 Hubungan SWOT dan POAC

“As mentioned above, the process of SWOT analysis evaluates your company’s strengths, weaknesses, market opportunities and potential threats to provide competitive insight into the potential and critical issues that impact the overall success of the business. Further, the primary goal of a SWOT analysis is to identify and assign all significant factors that could positively or negatively impact success to one of the four categories, providing an objective and in-depth look at your business”.

SWOT adalah kepanjangan dari Strenght, Weakness, Opportunities, dan Threats yang masing-masing memiliki arti kekuatan, kelemahan, kesempatan, dan hambatan. Jadi POAC dengan SWOT adalah perencanaan, pengorganisasian, pelaksanaan, pengontrolan yang didasarkan atas kekuatan, menyadari kelemahan-kelemahan yang ada, dapat mengambil kesempatan dan bisa melihat hambatan sebagai tantangan.

Metode SWOT memiliki langkah-langkah sebagai berikut:

·                  Penetapan tujuan

·                  Menentukan kedudukan dan kaitannya dengan tujuan

·                  Menentukan faktor pendukung dan penghambat

·                  Merumuskan kegiatan yang harus dilaksanakan

Dengan melakukan perencanaan, pengorganisasian, pelaksanaan, pengontrolan kita ini dapat menjadi selangkah lebih maju dari para pesaing karena perencanaan dapat memberikan gambaran mengenai rencana-rencana kita yang sedang atau belum dilaksanakan.

Secara umum, keunggulan penggunaan POAC adalah sebagai berikut:

a.    Dapat membedakan setiap kegiatan dengan jelas.

b.   Dapat mengetahui apakah tujuan kita telah tercapai (sebagai tolak ukur keberhasilan).

c.    Dapat memudahkan mengidentifikasi hambatan.

d.   Dapat menghindarkan pertumbuhan dan perkembangan yang tidak terkendali.

e.  Dapat mengetahui sejauh mana program telah dilaksanakan.

f.  Dapat mengetahui adanya penyimpangan

Pendekatan SWOT bisa dikatakan sangat efektif untuk memuluskan tujuan organisasi yang kita geluti, selain memperhatikan kemampuan dan kelemahan yang dimiliki, lewat pendekatan ini juga mampu memberi perhatian pada berbagai kesempatan maupun hambatan yang ada didepan mata. Dengan fungsi manajemen POAC (perencanaan, pengorganisasian, penggerakan dan pengendalian), seorang pemimpin mampu secara baik merencanakan, melaksanakan dan mengendalikan organisasi serta segala sumber daya yang ada didalamnya, maka tujuan dari organisasi akan dengan mudah tercapai dan laba perusahaan pun otomatis akan meningkat.

Sekian dulu tulisan saya kali ini, semoga bermanfaat.

^__^

Sarah Selalu Berjuang